ProtocoloChile
recomienda siempre investigar antes de realizar un evento independiente. Si este
es a corto, mediano, largo plazo, hay que fijar los objetivos donde cada etapa
va presidida de otra en un accionar fluido y continuo. ProtocoloChile clasifica
la etapa de planificación en tres áreas: el antes, el durante, el después. Ese
es el esquema que le ayuda a seleccionar y analizar los hechos y elementos que
debe considerar a la hora de realizar una ceremonia. En estas etapas hay
dirección, control y evaluación de los mensajes.
Estos mensajes
son: escritos, orales, kinésico o visual. Si el equipo que está realizando
la actividad no tiene claro que todo comunica, es mejor no efectuar ningún
evento porque el perjuicio de una mala imagen o impresión de parte de los
asistentes es un costo en tiempo, en relaciones y en dinero muy difícil de revertir.
Es necesario
tomar en cuenta el retorno de inversión cuál es el costo de esta actividad y cuándo
se recupera en el tiempo esta inversión a raíz del evento que se realizó. Es decir, si las consecuencias fueron positivas, se estrecharon relaciones, hubo oportunidad
para concretar negocios, se abrieron puertas donde no las había, la marca de la
institución ha sido reforzada por el buen término de la actividad y su
reputación ha sido realzada.
Las herramientas
de control como cronogramas, carta gant, presupuestos, facilitan la supervisión
y el cumplimiento de los planes según lo dispuesto. La capacitación adecuada
del personal en materia de servicio, trato y cortesía es de vital importancia,
como también dar a conocer la filosofía de la empresa, sus valores, principios
y su misión, que sean aceptados y respetados por el grupo humano que trabajará
en la realización de este evento.
No se puede
cometer el error de que una persona a cargo de servir la mesa o recepcionar a
las autoridades en materia de protocolo saque una pancarta o realice una
protesta en contra de las autoridades. La compostura y buen tino de las personas
que tienen la responsabilidad de llevar a cabo esta ceremonia debe ser
impecable.
El anfitrión será quien decida, diseñe y organice el acto al que invita. Será quien recibe, quien
dispone de la precedencia, quien los entretiene, quien los despide.
Los adornos de mesa, deben tener una
decoración elegante, sobria, que hagan cómodo el servicio. Las flores y adornos
no deben impedir la comunicación visual y haber estudiando el entorno, la zona,
el clima y el contexto. Un adorno en la mesa en la playa podría ser una canasta
de conchas, en cambio en el campo y en época de otoño podría ser un canasto de
limones con mandarinas. Para la noche se reservan los candelabros y velas, que
deberán encenderse al momento en que entren los invitados.
El menú es lo
primero que se debe tener en cuenta a la hora de organizar un banquete. Hay que
tener claro la temporada del año, si es otoño-invierno, primavera-verano, la
zona geográfica, qué productos de la zona se pueden ubicar. Por ejemplo: en
Chile las papayas son reconocidas de la ciudad de La Serena.
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Primera categoría: ámbito
familiar
Mesa campestre: podemos percibir la preocupación estética por presentar esta mesa en los arreglos de alcachofa con la flor lila, los cuales son de bajo tamaño para no interrumpir las conversaciones entre los invitados. Sin embargo, podemos observar que no han reinterpretado de manera correcta las reglas del protocolo tradicional al no considerar que el tamaño del vaso de agua, no debe ser de la misma altura que la copa de vino.
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Mesa de terraza: en la presente mesa, podemos percibir la influencia
del ambiente distendido en el cual se encuentra por la disposición de la
vajilla, sin descuidar su presentación, así vemos como un simple arreglo de
flores rojas puede ser un detalle relevante, que le otorga vida a la mesa
logrando a su vez integrar el espacio físico en el que se encuentra.
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Segunda categoría:
mesa ejecutiva
Mesa de hoteles durante la hora de almuerzo: en esta imagen cabe resaltar la disposición horizontal en la cual se
encuentran las servilletas, denota la elegencia y la higene, por otra parte permite destacar los cubiertos y los
arreglos bajos de flores.
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| Fuente: Hotel Peninsula |
Mesa formal que tiene como objetivo rendir homenaje a Michelle Bachelet: en esta mesa nos encontramos con las autoridades políticas de Guatemala realizando un homenaje a la Presidenta de nuestra nación.
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| Michelle Bachelet en el Salón de la cultura de Guatemala, en donde Presidente de la República Otto Peréz Molina ofreció un almuerzo en honor. Fuente: Gob.cl |
Michelle Bachelet almorzando junto a la ex Presidenta de
Argentina, Cristina Fernández de Kirchner: En
la presente imagen podemos destacar el contexto formal, ya que cuenta con la asistencia de la ex Presidenta de Argentina
Cristina Fernandez, entonces este almuerzo tiene como finalidad
el buen manejo de las relaciones públicas. En esta clase de evento, rigen las normas del protocolo oficial de
estado, como por ejemplo la forma correcta de usar la banda presidencial, es
usando el color azul hacia el cielo. Otra observación importante, corresponde al orden de prelación en el cual se encuentran distribuidas las autoridades políticas asistentes al almuerzo. Así, emerge los siguientes cuestionamientos: ¿cómo organizar una mesa redonda? ¿dónde se sienta la persona que detenta el cargo más importante?.
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| Presidenta Michelle Bachelet rinde homenaje a invitada la ex Presidenta de Argentina Cristina Fernandéz. Fuente: Infobae.com |
La mesa redonda se organiza en torno a la persona que detenta el cargo más
importante, , sin embargo en este caso es la Presidenta Michelle Bachelet quien marca
la pauta de distribución de los asientos dado que el almuerzo ha sido con sede
en nuestro país. Además se debe tener presente, que en caso de estar en otro contexto de índole familiar, el asistente
más importante a la comida debe estar mirando un ventanal o algún cuadro
hermoso, mientras que el anfitrión debe estar mirando la puerta para estar
atento a la llegada o necesidad de sus invitados y por último la dueña de casa
o el chef siempre deben estar observando la puerta de la cocina, para estar
atentos.
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| Mesa redonda. Fuente: derestaurant.com |
Por otra parte, para realizar la distribución de los asientos hay que tener
presente que esto viene dado desde tiempos remotos, por ejemplo este orden ha
sido marcado por la religión cristiana: en el credo; al indicar el concepto de
trinidad: Dios al centro, Jesús se encuentra sentado a la derecha y el Espíritu Santo a la izquierda. En consecuencia, a menos que sea en un evento de
carácter oficial, jamás el anfitrión cederá el puesto más importante. Tampoco debemos olvidar, que para lograr una óptima gestión organizacional
de la mesa se recomienda hacer una lista para establecer la importancia de cada
asistente y disponer de los asientos de acuerdo a las diversas necesidades e
intenciones que se desean trabajar en aquel evento, como ocurre en la reunión de los Estados Latinoamericanos y Caribeños.
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| Reunión de los Estados Latinoamericanos y Caribeños Fuente: Sela.org |
Mesa de trabajo
Barack Obama junto a François Hollande, Presidente de Francia: En la presente mesa nos encontramos con una preocupación
por el trabajo de conceptos estéticos, por ejemplo los arreglos florales
marcan la pauta por el intenso color rojo que alude a la bandera de
EEUU. Por otra parte, la distribución de los invitados se ha realizado
siguiendo el modelo francés, en el cual la cabecera va al centro de la mesa y
no en las esquinas, permitiendo optimizar las relaciones públicas entre sus
asistentes.
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| Presidente Barack Obama junto al Presidente François Hollande a propósito de la Cumbre de seguridad Nuclear, en Washington DC Fuente: efe.com |
Tercera categoría:
mesa de conferencia de prensa
Mesa de
conferencia de prensa de Michelle Bachelet: Este acto debe contar con las reglas formales establecidas en
la ley de protocolo oficial, así detrás del podio debe
colocarse la bandera de Chile con el Escudo Nacional dada la importancia del
evento.
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| Presidenta Michelle Bachelet, realiza visita de Estado a Argentina Fuente: Info.gob.cl |
Mesa de conferencia de prensa Barack Obama: en la presente propuesta por el presidente Barack Obama, podemos destacar el valor simbólico que representa la disposición de los elementos que componen una conferencia de prensa, ya que a diferencia de la Presidenta Bachelet, el Obama plantea un disposición magnánima de los elementos que componen el espacio, como por ejemplo las esculturas, el cuadro con marco barroco, la disposición de las banderas respecto de su podio.
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| Fuente: 20minutos. es |
Cuarta categoría: mesa
formal.
Reina Isabel de Inglaterra en cena con invitados:
Dada a la tradición y elegancia de Inglaterra es que ha decidido organizar la mesa al estilo francés, para permitir el desarrollo fluido
de comunicación entre los asistentes y la reina Isabel de Inglaterra. Por otra parte, en cuanto a la estética del evento cabe
destacar la razón por la cual no se utiliza mantelería, radica
fundamentalmente en la importancia histórica y estética por la cual el mueble se desea exhibir.
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| Cena en el gran salón de baile del Palacio de Buckingham ofrecida por la Reina Isabel de Inglaterra Fuente: Hola.com |
Decoración mesa formal Reino Unido: en esta mesa es relevante destacar el uso de la servilleta. Se considera
que entre menos manipulada se encuentre la servilleta, es más higiénico. Sin
embargo, en este caso podríamos plantear que que tuvieron que decidir que
la servilleta sea en forma de vela para indicarle al comensal que hay un
puesto, dado que hay excesiva decoración, por ejemplo hay piña, flores, es
casi una bandera, porque a la vista existen diversos estímulos.
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| Disposición de la mesa para cena de Estado en el salon de baile en el Palacio de Buckingham Fuente: elpais.com |
Primera cena de Estado de Catherine Middleton, Duquesa de Cambridge y Presidente
de la República Popular China Xi Jinping junto a su esposa Peng Liyuan, quienes
se encontraban en viaje oficial por el Reino Unido: Este evento consistía en un banquete de Estado en honor
al Presidente de la República China junto a su esposa, la cual fue ofrecida por
la Reina Isabel y el Príncipe Felipe Duque de Edimburgo.
Por otra parte, hay que destacar los elementos significativos de este banquete, por el ejemplo el vestido de la Duquesa de Cambridge no fue escogido por casualidad, ya que para la cultura China el rojo representa un valor importante en su cultura, ya que dice relación con la fortuna, buena suerte, etc.
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| Presidente de la República Popular China Xi Jinping realizando discurso Fuente: Hola.com |
Por otra parte, hay que destacar los elementos significativos de este banquete, por el ejemplo el vestido de la Duquesa de Cambridge no fue escogido por casualidad, ya que para la cultura China el rojo representa un valor importante en su cultura, ya que dice relación con la fortuna, buena suerte, etc.
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| Catherine Middlenton junto al Presidente de la República Popular China Xi Jinping Fuente: Hola.com |
Cena ofrecida al Presidente de la Federación Rusa Vladímir Putin,
Presidente de la Federación Rusa junto al Presidente de los Estados
Unidos Barack Obama.
Rusia conmemora los 70 años de fin a
la segunda Guerra Mundial. Mandatarios como Raúl Castro, Nicolás Maduro de
Venezuela, y Xi Jinping de la República Popular China estuvieron reunidos en el
Kremlin de Moscú.
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| Fuente: elinformador.com |
Presidente Barack Obama junto al Emperador Japonés Akihito, junto a su
esposa la Emperatriz Michiko en el Palacio Imperial de Tokio: es apropiado destacar este evento formal, dada la solemnidad de los
japoneses, su elegante apreciación estética en la cual prima el concepto
minimalista en la presentación tanto de la mesa como de sus vestuarios.
Reina Máxima Zorreguieta junto al Rey Guillermo Alejandro de los Países Bajos ofrecieron un Banquete de Estado en el Palacio Real en honor al Presidente de la República Popular China Xi Jinping y su esposa Peng Liyuan: en este acto formal, cabe destacar el análisis protocolar respecto al uso de la copa de vino, ya que nos encontramos con dos aplicaciones distintas en materia protocolar. En el caso de la Reina Máxima encontramos una reinterpretación del protocolo clásico, ya que toma la copa desde el cuerpo para evitar derrame de vino, mientras que el Presidente de la República Popular China toma la copa de manera clásica, es decir desde el pie de la copa, lo cual puede producir accidentes por falta de equilibrio a causa de su tamaño.
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| Michiko Emperatriz de Japón, Barack Obama Presidente de Estados Unidos, y Akihito Emperador de Japón. |
Reina Máxima Zorreguieta junto al Rey Guillermo Alejandro de los Países Bajos ofrecieron un Banquete de Estado en el Palacio Real en honor al Presidente de la República Popular China Xi Jinping y su esposa Peng Liyuan: en este acto formal, cabe destacar el análisis protocolar respecto al uso de la copa de vino, ya que nos encontramos con dos aplicaciones distintas en materia protocolar. En el caso de la Reina Máxima encontramos una reinterpretación del protocolo clásico, ya que toma la copa desde el cuerpo para evitar derrame de vino, mientras que el Presidente de la República Popular China toma la copa de manera clásica, es decir desde el pie de la copa, lo cual puede producir accidentes por falta de equilibrio a causa de su tamaño.
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| Reina Máxima de los Países Bajos realizando brindis de honor junto al Presidente de la República Popular China Xi Jinping. Fuente: mendozapost.com |
